Al registrarse y/o adquirir una entrada para participar en cualquiera de los eventos organizados por la Asociación Centro de Investigación en Arquitectura Sostenible – CIAS, el PARTICIPANTE declara haber leído, comprendido y aceptado los siguientes términos y condiciones.

Primera. Definiciones

PARTICIPANTE: Toda persona que se registre, adquiera una entrada o asista a un evento organizado por CIAS.

CIAS: Asociación Centro de Investigación en Arquitectura Sostenible.

EVENTO: Congreso, conferencia, seminario, encuentro, actividad académica, profesional, institucional o cualquier otra actividad organizada directamente por CIAS o en colaboración con terceros.

Segunda. Organización y modificaciones del evento

El PARTICIPANTE reconoce que la realización de los eventos organizados por CIAS puede depender también de aliados, conferencistas, proveedores, operadores, propietarios o administradores de los espacios en los que se desarrollen.

Por circunstancias justificadas, fuerza mayor, caso fortuito o situaciones ajenas al control razonable de CIAS, la organización podrá modificar fechas, horarios, lugar de realización, formato, programación, conferencistas o contenidos del EVENTO.

La sustitución de un conferencista, modificación de horarios, ajustes de programación o cambios razonables en el contenido académico no se considerarán por sí mismos cancelación del EVENTO.

CIAS podrá igualmente aplazar, reprogramar o cancelar un EVENTO cuando existan circunstancias que impidan o dificulten razonablemente su realización, informando oportunamente a los PARTICIPANTES a través de los medios de contacto registrados.

Tercera. Información del evento

El PARTICIPANTE es responsable de revisar, antes de realizar su inscripción, la información publicada sobre el EVENTO, incluyendo fecha, horario, modalidad, lugar, valor, condiciones de participación y servicios incluidos.

CIAS no será responsable por errores derivados de la interpretación incorrecta de información que haya sido publicada de manera clara y suficiente.

Cuarta. Pago, cancelaciones y reembolsos

El pago total de la inscripción confirma la participación en el EVENTO y reserva el cupo correspondiente.

4.1. Inasistencia o cancelación por parte del PARTICIPANTE

Salvo que exista un derecho legal de retracto, reversión del pago u otra disposición obligatoria aplicable, los pagos realizados por concepto de inscripción son definitivos y no reembolsables cuando la imposibilidad de asistir obedezca a circunstancias personales del PARTICIPANTE.

La no asistencia total o parcial al EVENTO, por causas atribuibles al PARTICIPANTE o ajenas a CIAS, no dará lugar automáticamente a devolución del valor pagado.

Cuando sea operativamente posible, CIAS podrá autorizar el cambio de nombre del PARTICIPANTE o la transferencia de la inscripción a otra persona, previa solicitud escrita realizada antes del EVENTO y sujeta a las condiciones que establezca la organización.

4.2. Cancelación definitiva del evento por parte de CIAS

En caso de cancelación definitiva del EVENTO por parte de CIAS, el PARTICIPANTE tendrá derecho a la devolución del 100 % del valor efectivamente pagado por la inscripción, de conformidad con la legislación aplicable.

CIAS informará oportunamente el procedimiento y los plazos establecidos para realizar la devolución.

Cuando corresponda y sea aceptado expresamente por el PARTICIPANTE, CIAS podrá ofrecer como alternativa la aplicación del valor pagado a una nueva fecha del EVENTO o a otra actividad organizada por CIAS.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de los demás derechos que correspondan al consumidor conforme a la legislación colombiana vigente.

4.3. Reprogramación del evento

Cuando el EVENTO sea reprogramado, la inscripción conservará automáticamente su validez para la nueva fecha.

CIAS informará oportunamente al PARTICIPANTE las condiciones de la reprogramación y las alternativas disponibles.

Si el PARTICIPANTE manifiesta que no puede asistir a la nueva fecha, CIAS analizará las alternativas aplicables de conformidad con las circunstancias del EVENTO y la legislación vigente.

4.4. Derechos legales del consumidor

Las disposiciones anteriores no limitan ni sustituyen los derechos de retracto, reversión del pago, devolución u otros derechos que puedan corresponder al consumidor conforme a la legislación colombiana vigente.

Quinta. Confirmación de la inscripción

El PARTICIPANTE será incluido en el listado oficial de inscritos una vez se haya verificado el pago total de la inscripción correspondiente.

La inscripción únicamente dará acceso a los servicios, actividades y beneficios expresamente anunciados como incluidos en el valor de la entrada.

Sexta. Eventos en modalidad virtual

En los eventos realizados en modalidad virtual, CIAS podrá enviar al correo electrónico registrado por el PARTICIPANTE un enlace personal de acceso.

Cuando el enlace sea identificado como personal e intransferible, no podrá compartirse con terceros. CIAS podrá restringir o cancelar accesos utilizados de manera irregular.

Séptima. Material académico

Los materiales utilizados durante las conferencias o actividades podrán ser compartidos con los PARTICIPANTES únicamente cuando CIAS cuente con autorización del respectivo autor o titular de los derechos.

Salvo que se indique expresamente lo contrario, la grabación completa del EVENTO no forma parte de los materiales incluidos con la inscripción.

Octava. Propiedad intelectual

Las presentaciones, conferencias, documentos, imágenes, materiales académicos y demás contenidos utilizados durante los eventos son propiedad de CIAS, de sus autores o de sus respectivos titulares y se encuentran protegidos por las normas de propiedad intelectual aplicables.

No está permitida su reproducción, distribución, publicación, comercialización, grabación o utilización no autorizada.

Novena. Protección de datos personales

Al diligenciar y formalizar el proceso de inscripción, el PARTICIPANTE declara haber leído la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de CIAS y autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades allí informadas.

Décima. Normas de comportamiento y convivencia

El PARTICIPANTE se compromete a mantener durante el EVENTO un comportamiento respetuoso y compatible con el carácter académico, profesional e institucional de las actividades organizadas por CIAS.

El PARTICIPANTE deberá respetar a conferencistas, organizadores, demás asistentes, personal del establecimiento, proveedores y terceros vinculados al EVENTO.

Asimismo, deberá atender las instrucciones impartidas por CIAS, por el personal del lugar donde se realice el EVENTO y por las autoridades competentes en materia de seguridad, evacuación, convivencia y utilización de las instalaciones.

CIAS podrá solicitar el retiro del EVENTO de cualquier PARTICIPANTE cuya conducta:

represente un riesgo para sí mismo o para otras personas;
altere de manera significativa el normal desarrollo del EVENTO;
implique agresiones, amenazas, acoso o comportamientos irrespetuosos;
incumpla las normas de seguridad;
ocasione daños a las instalaciones o bienes;
vulnere las normas establecidas por el lugar donde se desarrolla el EVENTO; o
pueda generar la suspensión parcial o total de las actividades.

Cuando el retiro se produzca como consecuencia de una conducta atribuible al PARTICIPANTE, no habrá lugar a devolución del valor de la inscripción, sin perjuicio de los derechos que legalmente correspondan.

Décima primera. Uso de las instalaciones

Cuando el EVENTO se realice en hoteles, centros de convenciones, universidades, clubes u otros espacios pertenecientes o administrados por terceros, el PARTICIPANTE deberá respetar las normas de acceso, seguridad, convivencia y utilización de dichas instalaciones.

La inscripción al EVENTO únicamente autoriza el acceso a las áreas expresamente habilitadas para su realización.

El PARTICIPANTE no podrá ingresar o utilizar sin autorización:

piscinas;
zonas húmedas;
áreas técnicas;
cuartos de operación;
áreas privadas;
habitaciones;
zonas restringidas; o
cualquier espacio que no haya sido habilitado expresamente para los asistentes al EVENTO.

El PARTICIPANTE deberá abstenerse igualmente de realizar cualquier acción que pueda causar daños a mobiliario, equipos, decoración, infraestructura, jardines, instalaciones o bienes pertenecientes al establecimiento.

Décima segunda. Responsabilidad por daños, sanciones y cargos derivados de la conducta del PARTICIPANTE

El PARTICIPANTE será responsable por los daños materiales que cause directamente y de manera comprobable a las instalaciones, equipos, mobiliario, decoración o demás bienes utilizados durante el EVENTO.

Cuando una conducta directamente atribuible al PARTICIPANTE genere una penalidad, sanción, cargo, reparación, reposición o cualquier otro coste que el propietario, administrador u operador del lugar cobre a CIAS como consecuencia de dicha conducta, CIAS podrá exigir al PARTICIPANTE responsable el reembolso del valor correspondiente.

Para ello deberá existir una relación directa y verificable entre la conducta del PARTICIPANTE y el cargo generado.

Lo anterior incluye, entre otros:

daños a mobiliario, equipos o instalaciones;
utilización no autorizada de piscinas o zonas húmedas;
ingreso a áreas restringidas;
daños en elementos de decoración;
incumplimiento de las reglas de utilización del establecimiento;
ingreso no autorizado de elementos, alimentos o bebidas que generen cargos al organizador; y
cualquier otra conducta directamente imputable al PARTICIPANTE que ocasione un coste comprobable a CIAS.

El pago de estos valores será independiente del valor de la inscripción al EVENTO.

Décima tercera. Alimentos, bebidas y elementos externos

El ingreso de alimentos, bebidas, bebidas alcohólicas, equipos, materiales promocionales, decoración u otros elementos externos estará sujeto a las condiciones establecidas por CIAS y por el lugar donde se realice el EVENTO.

Cuando se requiera autorización previa para ingresar alguno de estos elementos, el PARTICIPANTE deberá obtenerla antes de hacerlo.

El PARTICIPANTE asumirá los cargos que puedan generarse como consecuencia del incumplimiento de estas restricciones cuando dichos cargos sean directamente atribuibles a su conducta.

Décima cuarta. Seguridad y objetos personales

Cada PARTICIPANTE será responsable del cuidado y custodia de sus objetos personales durante el EVENTO.

CIAS no será responsable por la pérdida, daño o hurto de dinero, dispositivos electrónicos, documentos, prendas, objetos personales u otros bienes pertenecientes al PARTICIPANTE, salvo en aquellos casos en que legalmente le sea atribuible responsabilidad.

Décima quinta. Registro fotográfico y audiovisual

Durante los eventos podrán realizarse fotografías, grabaciones de vídeo y otros registros audiovisuales con fines de documentación, memoria institucional, divulgación, comunicación y promoción de las actividades desarrolladas por CIAS.

El tratamiento de imágenes que permitan identificar a una persona se realizará de conformidad con la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de CIAS y la legislación aplicable.

Décima sexta. Cumplimiento de las normas del establecimiento

El PARTICIPANTE reconoce que el lugar donde se desarrolla el EVENTO puede encontrarse en funcionamiento simultáneo para huéspedes, clientes, estudiantes, usuarios u otras personas.

Por esta razón, deberá respetar las condiciones de convivencia y funcionamiento del establecimiento y abstenerse de realizar comportamientos que interfieran con sus actividades normales.

CIAS podrá comunicar antes o durante el EVENTO normas específicas adicionales establecidas por el establecimiento cuando sean necesarias para garantizar la seguridad, convivencia y correcto desarrollo de la actividad.

Décima séptima. Derecho de admisión y permanencia

CIAS podrá restringir el ingreso o solicitar el retiro de un PARTICIPANTE cuando existan razones objetivas relacionadas con seguridad, incumplimiento grave de estos términos, alteración del orden, comportamiento agresivo, actividades ilícitas o incumplimiento de las normas del establecimiento.

La aplicación de esta disposición se realizará de manera razonable y respetando los derechos del PARTICIPANTE.

Décima octava. Contacto

Para consultas relacionadas con estos términos y condiciones, los PARTICIPANTES pueden comunicarse con CIAS a través del correo electrónico:

contacto@cias-colombia.com