POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. Identificación del responsable del tratamiento
La Asociación Centro de Investigación en Arquitectura Sostenible, identificada con NIT 901.084.048-1, en adelante CIAS, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta y administra en desarrollo de sus actividades.
Razón social: Asociación Centro de Investigación en Arquitectura Sostenible
Sigla: CIASORG
Correo electrónico: contacto@cias-colombia.com
Teléfono: (+57) 304 392 6155
Sitio web: www.cias-colombia.com
La presente Política establece los criterios bajo los cuales CIAS recolecta, almacena, utiliza, circula, transmite, actualiza y, cuando corresponda, suprime datos personales.
2. Marco normativo
Esta Política se adopta de conformidad con la Constitución Política de Colombia, particularmente su artículo 15 relativo al derecho a la intimidad y al habeas data; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.
3. Ámbito de aplicación
Esta Política será aplicable al tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos, archivos físicos o electrónicos y demás sistemas de información administrados por CIAS.
Podrá comprender información de:
participantes y asistentes a eventos;
personas inscritas o interesadas en actividades de CIAS;
usuarios del sitio web;
suscriptores de comunicaciones;
conferencistas, panelistas e invitados;
aliados y representantes de organizaciones;
patrocinadores;
proveedores y contratistas;
miembros de redes, comunidades o iniciativas impulsadas por CIAS;
personas que contacten a CIAS por cualquier canal;
y demás personas naturales cuyos datos sean tratados legítimamente por la organización.
4. Principios aplicables al tratamiento
CIAS realizará el tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos por la legislación colombiana, entre ellos:
Legalidad: el tratamiento se realizará de conformidad con la normativa aplicable.
Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, determinadas e informadas al titular.
Libertad: cuando sea legalmente necesario, el tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular.
Veracidad o calidad: la información procurará ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
Transparencia: el titular podrá obtener información sobre el tratamiento de sus datos.
Acceso y circulación restringida: los datos personales no estarán disponibles de manera indiscriminada, salvo información pública o casos legalmente autorizados.
Seguridad: CIAS adoptará medidas razonables dirigidas a proteger la información contra pérdida, adulteración, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento deberán conservar la reserva de la información cuando corresponda.
5. Datos personales que puede recolectar CIAS
Según la relación que mantenga el titular con CIAS y la actividad correspondiente, podrán recolectarse, entre otros:
Datos de identificación
nombres y apellidos;
tipo y número de documento de identidad;
firma, cuando sea necesaria;
organización o entidad a la que pertenece.
Datos de contacto
correo electrónico;
número telefónico;
ciudad y país;
dirección, cuando sea necesaria.
Información académica y profesional
profesión;
cargo;
empresa u organización;
institución académica;
área de actividad o interés profesional;
perfil profesional y trayectoria, cuando sea pertinente para actividades académicas, institucionales o de divulgación.
Datos relativos a eventos
eventos y actividades en los que se registra;
información de inscripción;
asistencia;
acreditación;
preferencias relacionadas con la participación;
información necesaria para emisión de certificados;
comunicaciones relacionadas con el evento.
Información de facturación y transacciones
nombre o razón social para facturación;
documento o NIT;
dirección y correo de facturación;
información necesaria para cumplir obligaciones contables, fiscales y administrativas;
estado y referencia de las transacciones realizadas.
Los datos de tarjetas, cuentas u otros medios de pago podrán ser tratados directamente por las pasarelas o entidades financieras que intervengan en la transacción, conforme a sus propias políticas y condiciones.
Datos audiovisuales
Durante los eventos y actividades de CIAS podrán obtenerse:
fotografías;
grabaciones de vídeo;
voz;
entrevistas;
registros audiovisuales de las actividades.
Información tecnológica
Cuando el titular utiliza el sitio web podrán generarse datos técnicos relacionados con:
dispositivo y navegador;
dirección IP;
navegación;
cookies;
interacción con el sitio;
información técnica necesaria para seguridad, funcionamiento y analítica.
6. Finalidades del tratamiento
CIAS podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:
Gestión de eventos y actividades
tramitar inscripciones y registros;
identificar y acreditar participantes;
verificar pagos;
gestionar acceso y asistencia;
enviar confirmaciones, recordatorios e información logística;
prestar los servicios incluidos en la inscripción;
gestionar alimentación, acreditaciones, certificados y demás componentes del evento;
atender solicitudes relacionadas con la participación;
administrar listas de asistentes.
Gestión académica e institucional
organizar congresos, conferencias, paneles, seminarios, encuentros y demás actividades;
gestionar relaciones con conferencistas, invitados, panelistas y moderadores;
desarrollar iniciativas, programas, comunidades, mesas de trabajo y proyectos promovidos por CIAS;
gestionar relaciones con aliados, patrocinadores, instituciones, universidades, entidades públicas y privadas.
Facturación, pagos y obligaciones administrativas
procesar y verificar transacciones;
generar facturas y documentos equivalentes;
realizar registros contables;
gestionar devoluciones cuando correspondan;
cumplir obligaciones tributarias, contables, contractuales y legales.
Comunicaciones relacionadas con una relación existente
enviar información necesaria para la prestación de servicios contratados o solicitados;
comunicar cambios, actualizaciones, aspectos logísticos o administrativos;
atender consultas, peticiones, quejas o reclamos.
Comunicaciones informativas, institucionales y promocionales
Cuando exista la autorización correspondiente, CIAS podrá utilizar los datos de contacto para:
enviar información sobre congresos, conferencias y actividades futuras;
comunicar nuevas iniciativas y proyectos;
compartir publicaciones, investigaciones o contenidos relacionados con las actividades de CIAS;
enviar invitaciones y comunicaciones institucionales;
realizar actividades de difusión y promoción.
El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir este tipo de comunicaciones.
7. Fotografías, vídeo y registros audiovisuales
Los eventos organizados por CIAS pueden ser objeto de registro fotográfico, audiovisual y periodístico.
Cuando corresponda conforme a la legislación aplicable y a la naturaleza del registro, CIAS podrá tratar imágenes y voz obtenidas durante sus actividades para:
documentación y memoria institucional;
archivo histórico;
difusión de las actividades realizadas;
publicaciones institucionales;
sitio web;
redes sociales;
piezas informativas o promocionales relacionadas con CIAS y sus actividades.
Cuando la utilización de una imagen individualizada requiera autorización del titular, CIAS obtendrá dicha autorización por los mecanismos legalmente admitidos.
La participación en un evento no implica una renuncia del titular a los derechos que la legislación colombiana reconoce sobre sus datos personales e imagen.
8. Datos sensibles
CIAS procurará no recolectar datos sensibles salvo cuando sean necesarios para una finalidad legítima relacionada con sus actividades.
En determinadas circunstancias, por ejemplo, podría requerirse información relacionada con necesidades de accesibilidad, condiciones alimentarias u otros requerimientos especiales necesarios para prestar adecuadamente un servicio.
Cuando dicha información tenga naturaleza sensible:
se informará al titular sobre su carácter sensible;
se indicará la finalidad específica de su tratamiento;
se solicitará autorización expresa cuando legalmente corresponda;
el titular no estará obligado a suministrarla, salvo que sea indispensable por una obligación legal;
se adoptarán medidas especiales de confidencialidad y seguridad.
Ninguna actividad podrá condicionarse injustificadamente al suministro de datos personales sensibles.
9. Datos de niños, niñas y adolescentes
CIAS evitará recolectar datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo cuando resulte necesario y legalmente procedente.
Cuando se requiera su tratamiento, este se realizará respetando el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y las disposiciones especiales previstas en la legislación colombiana.
Cuando sea necesario, se solicitará la autorización de su representante legal y se tendrá en cuenta la opinión del menor de acuerdo con su edad y grado de madurez.
10. Autorización para el tratamiento
Cuando sea requerida por la ley, CIAS obtendrá autorización previa, expresa e informada del titular.
La autorización podrá obtenerse, entre otros medios, mediante:
formularios digitales;
formularios físicos;
casillas de aceptación;
registros electrónicos;
correo electrónico;
mecanismos contractuales;
medios escritos u orales que permitan acreditar posteriormente la autorización.
CIAS conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas cuando legalmente corresponda.
11. Casos en que no se requiere autorización
No será necesaria la autorización del titular en aquellos casos expresamente previstos por la legislación colombiana, incluyendo, entre otros, información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública y demás supuestos establecidos por la ley.
12. Encargados del tratamiento y terceros proveedores
Para el desarrollo de sus actividades, CIAS puede recurrir a terceros que actúen como encargados del tratamiento o proveedores de servicios.
Entre ellos pueden encontrarse:
proveedores de alojamiento web;
plataformas de comercio electrónico;
pasarelas de pago;
proveedores de correo electrónico y mailing;
herramientas de formularios;
sistemas de almacenamiento;
proveedores de analítica;
plataformas para eventos virtuales;
proveedores tecnológicos;
servicios contables o administrativos;
proveedores logísticos relacionados con eventos.
Estos terceros únicamente podrán tratar la información necesaria para la prestación de los servicios correspondientes y deberán cumplir las obligaciones aplicables en materia de protección de datos personales.
13. Transferencia y transmisión nacional e internacional de datos
Algunos proveedores tecnológicos utilizados por CIAS pueden operar infraestructura o servidores ubicados fuera de Colombia.
Cuando el tratamiento implique una transferencia o transmisión nacional o internacional de datos personales, CIAS procurará que se realice conforme a los requisitos establecidos por la legislación colombiana y aplicará las medidas contractuales o jurídicas que correspondan.
La entrega de información a un encargado del tratamiento no implica que este pueda utilizarla para finalidades propias distintas de aquellas autorizadas por CIAS y por el titular.
14. Comercio electrónico y pasarelas de pago
CIAS puede utilizar proveedores externos para procesar pagos realizados a través de su sitio web.
La información financiera sensible necesaria para completar la transacción podrá ser capturada directamente por el proveedor de pagos correspondiente.
CIAS podrá recibir información sobre el resultado de la transacción, como:
identificación del pagador;
referencia de pago;
valor;
fecha;
estado de la operación;
datos necesarios para conciliación y facturación.
Cada proveedor de pagos podrá contar adicionalmente con sus propias condiciones y políticas de privacidad.
15. Cookies y tecnologías similares
El sitio web de CIAS puede utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento y seguridad.
También podrán utilizarse herramientas destinadas a:
recordar preferencias;
facilitar procesos de navegación o compra;
obtener estadísticas de utilización del sitio;
analizar rendimiento;
mejorar contenidos y experiencia de navegación.
Cuando la legislación aplicable lo requiera, se solicitará consentimiento para las cookies o tecnologías que no sean estrictamente necesarias.
El usuario podrá gestionar determinadas cookies mediante las opciones de su navegador y, cuando esté disponible, mediante las herramientas de consentimiento implementadas en el sitio web.
16. Derechos de los titulares
El titular de los datos personales tendrá los derechos reconocidos por la legislación colombiana, entre ellos:
conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria;
ser informado acerca del uso dado a sus datos;
presentar consultas y reclamos;
solicitar la supresión de sus datos cuando proceda;
revocar la autorización cuando legalmente sea posible;
acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento;
presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por posibles infracciones, una vez agotado el trámite correspondiente ante CIAS cuando este sea exigible.
La revocatoria de una autorización o solicitud de supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a CIAS a conservar determinada información.
17. Área responsable de la atención de consultas y reclamos
CIAS atenderá las consultas, peticiones y reclamos relacionados con protección de datos personales a través del siguiente canal:
Correo electrónico: contacto@cias-colombia.com
El titular, su causahabiente, representante o persona debidamente autorizada podrá utilizar este canal para ejercer los derechos previstos en esta Política.
18. Procedimiento para consultas
El titular podrá solicitar información sobre los datos personales que CIAS tenga almacenados o el tratamiento que realiza sobre ellos.
La consulta deberá incluir información suficiente para identificar al solicitante y permitir localizar los datos correspondientes.
CIAS atenderá las consultas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana.
Cuando no sea posible atender una consulta dentro del término inicialmente previsto, CIAS informará al interesado las razones de la demora y la fecha en que será atendida, dentro de los límites establecidos legalmente.
19. Procedimiento para reclamos
Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos de CIAS debe ser corregida, actualizada o suprimida, o considere que existe un incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo.
El reclamo deberá contener, como mínimo:
identificación del titular;
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
datos de contacto;
descripción clara de la solicitud;
documentos que el solicitante considere pertinentes, cuando existan.
Cuando el reclamo esté incompleto, CIAS podrá solicitar al interesado la información necesaria para completarlo de conformidad con la legislación aplicable.
Los reclamos serán atendidos dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
20. Supresión de información y revocatoria de autorización
El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada cuando legalmente proceda.
La supresión o revocatoria podrá no resultar procedente, entre otros casos, cuando:
exista una obligación legal de conservar la información;
exista una relación contractual vigente que requiera determinados datos;
la información sea necesaria para el reconocimiento, ejercicio o defensa de derechos;
exista otra causa legal que autorice o exija su conservación.
La solicitud de dejar de recibir comunicaciones comerciales o promocionales será atendida independientemente de que determinados datos deban conservarse para otras finalidades legítimas.
21. Conservación de los datos
CIAS conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que resulte razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales o contractuales, cumplir requisitos contables o tributarios y ejercer o defender derechos.
Cumplida la finalidad correspondiente y cuando no exista una obligación legal o contractual de conservación, CIAS podrá proceder a la supresión, anonimización o archivo seguro de la información, según corresponda.
22. Seguridad y confidencialidad
CIAS adoptará medidas técnicas, humanas, organizativas y administrativas razonables encaminadas a proteger la información personal contra:
pérdida;
adulteración;
acceso no autorizado;
consulta indebida;
uso fraudulento;
divulgación no autorizada.
El acceso a los datos personales será limitado a quienes necesiten conocerlos para el cumplimiento de las finalidades autorizadas.
Ningún sistema de información puede garantizar seguridad absoluta; no obstante, CIAS aplicará medidas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos tratados y a los riesgos identificados.
23. Incidentes de seguridad
Cuando CIAS tenga conocimiento de un incidente de seguridad que pueda afectar datos personales bajo su responsabilidad, adoptará las medidas razonablemente necesarias para contenerlo, evaluarlo, mitigar sus efectos y cumplir las obligaciones de información o reporte que establezca la legislación aplicable.
24. Bases de datos y Registro Nacional de Bases de Datos
CIAS administrará sus bases de datos conforme a la legislación colombiana.
Cuando CIAS se encuentre dentro de los supuestos que legalmente exijan la inscripción de determinadas bases en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, realizará dicha inscripción y las actualizaciones correspondientes en los términos establecidos por la normativa aplicable.
25. Cambios en esta Política
CIAS podrá modificar esta Política cuando resulte necesario por cambios legales, regulatorios, tecnológicos, institucionales o relacionados con sus actividades.
Cuando los cambios sean sustanciales respecto de las finalidades del tratamiento o puedan afectar de manera relevante los derechos de los titulares, serán comunicados mediante mecanismos razonables antes de su implementación cuando legalmente corresponda.
La versión vigente estará disponible en el sitio web de CIAS.
26. Vigencia
La presente Política de Privacidad, Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir del 13 de agosto de 2026.
Las bases de datos administradas por CIAS tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades descritas en esta Política y las obligaciones legales y contractuales aplicables.
27. Contacto
Para consultas, solicitudes, reclamos o ejercicio de derechos relacionados con datos personales:
Asociación Centro de Investigación en Arquitectura Sostenible – CIAS
Correo electrónico: contacto@cias-colombia.com
Teléfono: (+57) 304 392 6155
Bogotá D.C., Colombia